Stefnumótun
Stefnumótun Kiwanisklúbbsins Jörfa 2007-2012
Prentvæn útgáfa er hér
KO 7990
1. Inngangur.
Klúbburinn er að gera mjög góða hluti og stuðlað að mörgu góðu, en markmiðið er ávalt að gera betur og finna nýjar leiðir. Það verður ekki gert nema með því að skilgreina verkefnin, vita hver á að vinna þau og ná sátt um niðurstöðurnar.
Stefnumótun er ein að forsendunum fyrir góðu starfi, en það þarf að ræða málin á breiðum grundvelli, skilgreina, finna lausnir og setja ramma um framkvæmd.
2. Núverandi staða.
Núverandi staða Jörfa er góð.Klúbburinn hefur safnað fé til líknarmála allt frá stofnun hans og veitt stryki á hverju ári, stóra sem smáa.
En samkeppnin er mikil og erfitt að stunda fjáraflanir og að fá fólk til liðs við okkur. Okkur hefur þó tekist að halda félagatölu nokkuð stöðugri í gegnum árin og ávalt tekist með samstilltu átaki félagana að finna nýjar leiðir til fjáröflunar .
Í dag má segja að starfið sé markvist. Það eru lög og reglugerðir sem farið er eftir. Gerðar eru kröfur til embættismanna, og eru menn skipaðir í starf sem þeir hafa áhuga og getu til að sinna. En stutt er í léttleikann og húmorinn.
Þeim samþykktum er gerðar eru á félagsmála - og stjórnarfundum eru haldið vakandi og framfylkt.
Það má því segja að Jörfi sé í góðum málum en þurfi að huga vel að framhaldinu og vera stöðugt með stefnumótunina í skoðun..
3. Innri greining
Ef skoðað er hvernig starfinu er háttað í dag er það nokkuð hefðbundið. Klúbburinn er með föst verkefni, sem eru:
Styrkjum tvö börn hjá SOS barnaþorpum, styrkjum tíu fjölskyldur í Árbæjarhverfi fyrir hver jól auk þess veitum við allskonar smærri og stærri styrki á hverju ári.
Við höfum tekið þátt í J-verkefni, sem er alþjóðaverkefni og K-degi sem er landsverkefni unnið á þriggja ára fresti, auk annarra verkefna sem eru á vegum Umdæmisins og eða Eddu svæðis.
Hvað varðar fjáraflanir þá hafa þær verið nokkuð góðar og hefur klúbbnum tekist vél í þeim efnum, en klúbburinn hefur verið með fastar fjáraflanir sem er sala á konudagsblómum, heimilispappír og jóla og áramótavörum ásamt allskonar vinnu sem félagarnir hafa lagt á sig til að safna fé í styrktar og félagsjóð.
Fundir
Fundir eru hálfsmánaðarlega yfir vetrartímann. Yfirleit skiptast á almennir fundir og félagsmálafundir sem eru þá með fyrirlesara, á félagsmálafundum eru innri mál klúbbsins rædd.
Heimsóknir í aðra klúbba.
Klúbburinn hefur verið duglegur að heimsækja aðra klúbba.
Sumarhátíðir.
Sumarhátíðir hefur Jörfi haldið sem tekist hafa vel.
Gönguferðir
Gönguferðir eru flesta sunnudaga haust- og útmánuði ársins.
Auk þess er ein dagsferð farin á sumrin
Aðrar skemmtanir.
Fyrir utan sumarhátíð er klúbburinn með jólafund (konukvöld), þorrablót og oft aðra skemmtun.
Fræðsla.
Fræðsla er góð í klúbbnum.
Svæðisráðsfundir.
Svæðisráðsfundir eru yfirleit þrír til fjórir á starfsárinu og hefur mætingin frá Jörfa verið góð.
Fjölgun félaga.
Fjölga þarf félögum sérstaklega þarf klúbburinn á yngri félögum að halda.
Þetta er markmið sem ávalt þarf að vera vakandi yfir til þess að eðlileg endurnýjun sé og klúbburinn starfi vel að settum markmiðum.
Umdæmisþing.
Umdæmisþing er haldið einu sinni á ári og hafa Jörfafélagar verið duglegir að mæta.
Heimasíða.
Haldið er úti öflugri heimasíðu sem ætið gefur rétta mynd af starfsemi klúbbsins og
félagar og aðrir geti sótt þangað upplýsingar og fróðleik.
4. Styrkur. Veikleiki. Höft. Framtíðin
Styrkur:
Styrkur klúbbsins er fyrst og fremst samheldni félaganna og sú reynsla er sumir okkar hafa á starfi innan Kiwanishreyfingarinnar í áratugi.
Eftir að klúbburinn seti fram fyrstu stefnumótunina 2002 og fór markvist að vinna eftir henni stórbatnaði allt starf innan klúbbsins.
Veikleiki:
Vantar yngri félaga meðalaldur hár.
Höft.
Samkeppni við önnur félagasamtök og afþreyingu.
Framtíðin:
Vinna eftir stefnumótun um markmið, er leiðir til fjölgunar félaga, efla innra starf í klúbbsins til dæmis með því að koma á umræðu um ýmis mál önnur en tilheyra beint klúbbstarfinu.
Nota þá möguleika er internetið býður uppá og gera klúbbinn sýnilegri.
5. Stefnumótun.
Til þess að geta haft meiri tíma í starfið þarf að fara eftir stefnu klúbbsins, og hvernig eigi að vinna að málum þannig að eftirmenn þeirra sem láta af störfum haldi því áfram og geri ennþá betur.
Stefnumótun er aldrei lokið, hún er eingöngu til að vinna eftir því sem menn koma sér saman um. Ef það þarf að breyta þá þarf að fara eftir samþykktarferli og leggja fyrir fund. Þetta tryggir að ekki sé verið að breyta breytinganna vegna.
Gera þarf vinnuramma um öll verkefni er verið er að vinna að.
Rammi um störf nefnda í Kiwanisklúbbnum Jörfa
Eigi starf í klúbbnum að ganga vel er nauðsynlegt að nefndir starfi vel
Nefndir starfa eftir reglum og samkvæmt skipunarbréfi, auk þess:
1. Nefndarformenn mæti á stjórnarfundi sé þess óskað.
2. Nefndir haldi fundi að lágmarki einu sinni í mánuði.
3. Fundargerðir skráðar í þar tilgerða fundarbók.
4. Nefndarformaður skili ritaðri skýrslu til forseta að minnsta tvisvar á starfstímabilinu.
5. Allar nefndir sem þurfa að fara með fjármál geri sérstaklega upp við féhirðir á uppgjörsblaði, þar sem allt um fjárreiðuna kemur fram.
6. Nefndarformenn skili öllum gögnum nefndarinnar til forseta í lok starfstímabilsins.
Hér eru nokkur atriði sem vaka þarf yfir.
Félagatala í klúbbnum.
Stefna á að félagafjöldi í klúbbnum verði 35 félagar í lok ársins 2012. Notast við maður á mann aðferðina. Hver félagi komi með 2-5 gesti á starfsárinu.
Fjölskyldustefna.
Halda því sem verið hefur þ.e. jólafundur, þorrablót og sumarferð. Halda einn fund á ári með unglingum.
Fjáröflunarleiðir.
Halda því sem verið hefur þ.e. konudagsblóm og heimilispappírinn og vera opin fyrir nýjungum.
Styrktarverkefni.
Halda áfram með SOS börnin og þeim föstu verkefnum sem við erum með, annað verði metið hverju sinni eftir beiðnum.
Fundir.
Fundartími skal ekki vera lengri en 1 ½ til 2 kls, fara í heimsóknir og fá aðra í heimsókn án þess að fækka félagsmálafundum.
Fræðsla.
Efla fræðslu við erum jú alltaf að læra svo lengi sem við lifum.
Nefndarstörf.
Nefndarstarfið er undirstaðan í hverjum klúbbi. Nefndir haldi mánaðarlega fundi og nefndarformenn verði boðaðir á stjórnarfundi. Nefndarformenn haldi fundargerðir og skili skýrslum þegar óskað er eftir því.
Húsnæðismál.
Stefna að því að klúbburinn eignist allt hlutafé Jörfa félaga í Engjateig 11 ehf.
Heimasíða.
Halda úti öflugri heimasíðu þar sem séð verði um að uppfæra hana reglulega og treysta megi því að það sem þar er ritað sé rétt.
Verum vakandi og gerum betur
2008-2009
- Endurskoða stefnumótunina, laga til og eða einfalda.
- Meta þær áætlanir sem unnið hefur verið eftir t.d. fjáraflanir og fl.
- Fræðsla.
2010-2011
- Vinna áfram samkvæmt stefnumótuninni.
- Endurskoða og leggja drög að nýrri stefnumótun sem byggði á þeim árangri sem hefur náðst.
- Fræðsla.
2011-2012
Vinna að nýrri stefnumótun til næstu fimm ára og fáum hana samþykkta vorið
2012
Sá sem hefur náð öllum sínum markmiðum, hefur sett þau of lágt,
Verum jákvæð setjum okkur markmið sem við vinnum að.
Verum órög að koma með breytingar ef á þarf að halda en ekki öðruvísi.
Höfum þetta í huga þá er framtíðin björt.
Fræðsla
- Ræðunámskeið séu í boði t.d á hverju ári til að þjálfa félaga til að fara í pontu og tjá sig.
Fundaformið:
- Halda í formfestu og hafa í heiðri fundarsköp, en gera fundina skemmtilegri/léttari- ekki festast í viðjum vanans
- Hnitmiðaða, fræðandi, skemmtilega fundi og jákvæða umræðu, brjóta upp starfið á fundum með góðum ræðumönnum
- Aðstaða sé góð til funda og annarra starfa klúbbfélaga
- Ræða ekki fjármál ef gestir eru á fundum og ekki meiri fjármálaumræðu en nauðsynlegt er, forðast leiðinlega umræðu sem drepur niður klúbbstarfið
- Setja ekki of mikla vinnuskyldu á nýja félaga til að þeir hætti ekki strax, ekki of mikla vinnuskyldu á félaga yfirleitt, jafna störfum í klúbbnum á milli félaga, allir eru og vilja vera þátttakendur
- Vera með aðra starfsemi fyrir klúbbfélaga, koma saman undir öðrum forsendum, t.d. ganga, útivist, íþróttir o.fl.
- Fjölskylduvænt starf, hafa fjölskyldufundi með efni fyrir alla fjölskyldumeðlimi; makakvöld, fjölskyldudag, óvissuferð, sumarhátíð
Hvernig fjölgum við félögum?
- Fjölgunarnefndir í klúbbum, reyna að fá 3-5 aðila í einu, vinna stöðugt og markvisst að fjölgun
- Yngri félagar hafi verkefni
- Skapa viðskiptasambönd innan Kiwanis t.d. með útgáfu starfsgreinaskrár
- Kynningarblað klúbba afhent nýjum félögum, frían aðgangseyri á fyrstu 3 fundina
- Skemmtilegir kynningarfundir
- Maður á mann/ vanda val á félögum
- Byggja eingöngu á persónulegum ábendingum annarra félaga
- Láta nýja félaga ekki einangrast
- Reyna að fá félaga frá Junior Chamber eða öðrum félagskap, sem eru að hætta og kynna þeim kiwanisstarfið
Hvernig höldum við félögum inn í klúbbunum?
- Forðast blokkamyndanir í klúbbum
- Hafa samband við alla félaga sem ekki mæta á fundi, senda þeim stutt ágrip af fundum, þeir detta þá síður úr tengslum við starfið.
- Gleyma ekki að styðja við bakið á félögum innan klúbbsins, sem þurfa á aðstoð að halda eða eiga í erfiðleikum.
- Félagsmálanefnd ræði við félaga sem eru að hætta t.d. ef hægt er að greiða úr málum og grípi strax inn í ef mæting fer að slakna
- Styrkja samkenndina með vináttu, umhyggju, virkni og þátttöku.